NIE-nummer aanvragen als investeerder: wanneer en hoe

Een NIE-nummer aanvragen is voor een Nederlandse investeerder in een Spaans vastgoedproject meestal de eerste formele stap. Het NIE, het Número de Identidad de Extranjero, is het persoonlijke identificatienummer dat Spanje aan buitenlanders toekent. Zonder dat nummer kan een Spaanse notaris geen akte op uw naam passeren en kan een Spaanse bank of belastingdienst u niet registreren. De aanvraag zelf is eenvoudig, maar de doorlooptijd wordt vaak onderschat. In dit artikel leggen wij uit wanneer u een NIE nodig heeft, welke routes er zijn en hoe u voorkomt dat het nummer een project ophoudt.

In het kort

• Het NIE is uw vaste Spaanse identificatie- en fiscale nummer en vervalt niet.
• U vraagt het vanuit Nederland aan bij het Spaanse consulaat-generaal in Amsterdam of via een gevolmachtigde in Spanje.
• Reken op enkele weken doorlooptijd en vraag het aan voordat er een notariële afspraak gepland staat.

Wat een NIE-nummer is

Het NIE is een uniek en persoonlijk nummer dat wordt uitgegeven door de Spaanse politie, onder verantwoordelijkheid van de dienst voor vreemdelingenzaken. Het nummer begint met een letter, gevolgd door zeven cijfers en een controleletter. Voor buitenlanders doet het NIE ook dienst als fiscaal nummer, het NIF, zodat u in Spanje met één nummer bekend bent bij de notaris, het register en de belastingdienst. Het nummer blijft uw hele leven hetzelfde. Wie het eenmaal heeft, hoeft het voor een volgend project niet opnieuw aan te vragen.

Het NIE zegt niets over waar u woont. Het is geen verblijfsvergunning en geen inschrijving als inwoner van Spanje. Een Nederlandse investeerder die in Nederland blijft wonen en vanuit Nederland deelneemt, krijgt hetzelfde nummer als iemand die zich in Spanje vestigt. Het enige verschil is de route van de aanvraag, en daarover gaat de rest van dit artikel.

Wanneer u als investeerder een NIE nodig heeft

Niet elke investering vraagt om een NIE. Het nummer is nodig zodra uw naam in een Spaanse notariële akte, een Spaans register of een Spaanse belastingaangifte moet worden opgenomen. Bij deelname in een vastgoedproject is dat vrijwel altijd het geval op een of meer momenten. Welke momenten dat zijn, hangt af van de positie die u inneemt en van de structuur van het project. De meest voorkomende situaties staan hieronder.

• Het verwerven van aandelen in een Spaanse vennootschap, of het deelnemen in een kapitaalverhoging van die vennootschap
• Het aanvaarden van een hypotheekrecht als zekerheid voor een lening die u verstrekt
• Het ondertekenen van een investeringsovereenkomst in notariële vorm
• Het doen van een Spaanse belastingaangifte als niet-ingezetene, als die in uw situatie vereist is
• Het openen van een Spaanse bankrekening, als dat voor de investering nodig is

Hoe een projectvennootschap is opgebouwd en welke positie u daarin kunt innemen, leest u in het artikel over investeren via een Spaanse S.L.. Waarom de notaris in Spanje zo bepalend is voor uw positie, staat in het artikel over de notariële overeenkomst. Voor beide geldt dat de notaris uw NIE controleert voordat hij de akte passeert.

Bij een lening met hypothecaire zekerheid

Verstrekt u een lening waarbij een hypotheekrecht op een Spaans object wordt gevestigd, dan wordt u als hypotheekhouder ingeschreven in het Registro de la Propiedad. Die inschrijving gebeurt op naam en op nummer. Zonder NIE kan de notaris de akte niet opmaken en kan het register de inschrijving niet verwerken. Hoe de vestiging van een hypotheekrecht stap voor stap verloopt, leest u in het artikel over hypothecaire zekerheid in Spanje.

NIE-nummer aanvragen vanuit Nederland: drie routes

Voor een investeerder die in Nederland woont, zijn er drie gangbare routes. Ze leiden tot hetzelfde nummer, maar verschillen in doorlooptijd, kosten en de mate waarin u zelf aanwezig moet zijn. De keuze hangt vooral af van hoeveel tijd er is tot de eerste notariële handeling. Bespreek de route bij voorkeur vooraf met de Spaanse notaris of uw eigen Spaanse adviseur, zodat het nummer op tijd beschikbaar is.

Route 1: via het Spaanse consulaat-generaal in Amsterdam

Dit is voor de meeste investeerders de meest praktische route. U levert de aanvraag persoonlijk in bij het consulaat, dat de stukken op dezelfde dag doorstuurt naar de bevoegde Spaanse dienst. Het consulaat beslist niet zelf over de aanvraag en kan tussentijds geen status geven. Volgens het consulaat ontvangt u het certificaat met uw NIE doorgaans binnen ongeveer twee weken per e-mail, al kan dat langer duren. Het certificaat is een officieel document dat u bij de notaris kunt overleggen.

Route 2: in Spanje, persoonlijk

Bent u om een andere reden in Spanje, dan kunt u het NIE aanvragen bij een vreemdelingenkantoor of een politiebureau dat NIE-aanvragen behandelt. Dat gebeurt op afspraak, de cita previa, en de beschikbaarheid van afspraken verschilt sterk per regio. Langs de Costa del Sol is de wachttijd voor een afspraak in drukke periodes aanzienlijk. Deze route loont vooral als u de aanvraag kunt combineren met een andere afspraak, zodat één reis volstaat.

Route 3: via een gevolmachtigde in Spanje

U kunt ook een vertegenwoordiger in Spanje, doorgaans een Spaanse advocaat of gestor, de aanvraag namens u laten doen. Daarvoor is een notariële volmacht nodig die uitdrukkelijk de bevoegdheid bevat om een NIE voor u aan te vragen. Een volmacht die in Nederland is opgemaakt, moet zijn voorzien van een apostille en zo nodig van een beëdigde vertaling. Hoe u zo'n volmacht opstelt en wie u als gevolmachtigde aanwijst, leest u in het artikel over de volmacht in Spanje. Kies bij voorkeur een bijzondere volmacht die ook de latere notariële handelingen dekt, zodat u voor het hele traject één document regelt.

Welke documenten u aanlevert

De aanvraag zelf is beknopt. Het formulier heet EX-15 en is te vinden op de website van het consulaat of van de Spaanse overheid. Gebruik uitsluitend de officiële versie, want het consulaat waarschuwt dat formulieren van andere websites niet altijd worden geaccepteerd. Bij een aanvraag via het consulaat ondertekent u het formulier pas ter plaatse. De volgende stukken worden in de regel gevraagd.

• Het ingevulde formulier EX-15
• Het betalingsformulier 790, code 012, met bewijs van betaling van de leges
• Een geldig paspoort of identiteitsbewijs, met een kopie
• Een bewijs van woonplaats in Nederland, zoals een uittreksel uit de gemeentelijke basisregistratie
• Een document waaruit de reden van de aanvraag blijkt

Dat laatste document wordt vaak vergeten. Het consulaat wil zien waarom u een Spaans nummer nodig heeft. Bij een investering kan dat een brief of conceptakte van de Spaanse notaris zijn, of een document van de projectvennootschap waarin de voorgenomen handeling is beschreven. Vraag dit stuk tijdig op bij de partij met wie u de investering aangaat.

Wat het kost en hoe lang het duurt

De leges voor de aanvraag zelf zijn beperkt. Voor het formulier 790, code 012, rekent de Spaanse overheid op dit moment ongeveer tien euro. Daar staan bij de consulaire route geen verdere kosten tegenover, afgezien van uw reis naar Amsterdam. Bij de route via een gevolmachtigde komen de kosten van de volmacht en het honorarium van de vertegenwoordiger daarbij. Indicatief gaat het dan om enkele honderden euro's, afhankelijk van het kantoor en van wat er verder in de volmacht wordt opgenomen.

Een indicatieve planning

De doorlooptijd weegt zwaarder dan de kosten. Stel dat de notariële akte voor uw deelname in een projectvennootschap over acht weken gepland staat. Het onderstaande schema is een voorbeeld en zegt niets over een bestaand project.

• Week 1: u vraagt bij de projectvennootschap of de notaris een document op waaruit de reden van de aanvraag blijkt, en maakt een afspraak bij het consulaat.
• Week 2 tot 3: u dient de aanvraag persoonlijk in bij het consulaat in Amsterdam.
• Week 4 tot 6: u ontvangt het NIE-certificaat per e-mail en stuurt het door naar de notaris.
• Week 6 tot 8: de notaris bereidt de akte voor, en zo nodig wordt een volmacht opgemaakt en geapostilleerd.

In dit voorbeeld is er ruimte, maar weinig. Een afspraak bij het consulaat die later beschikbaar is, of een aanvraag die langer in behandeling blijft, schuift de hele planning op. Wie het NIE pas aanvraagt als de akte al gepland staat, loopt het risico dat de notaris moet uitstellen. Dat raakt niet alleen uw eigen planning, maar ook die van het project.

Deelname vanuit een holding: NIF in plaats van NIE

Neemt u niet privé deel, maar vanuit een Nederlandse besloten vennootschap, dan heeft de vennootschap geen NIE nodig. Een rechtspersoon krijgt in Spanje een fiscaal nummer, het NIF, dat wordt aangevraagd bij de Spaanse belastingdienst, de Agencia Tributaria. Daarvoor zijn doorgaans een recent uittreksel uit het Handelsregister en de statuten nodig, voorzien van een apostille en een beëdigde vertaling. De bestuurder die namens de vennootschap tekent of een volmacht verstrekt, wordt daarbij ook geïdentificeerd. Bespreek met de Spaanse notaris welke stukken hij in uw situatie verwacht.

Of deelname vanuit een holding in uw situatie past, is een afzonderlijke vraag met eigen fiscale gevolgen. Die afweging staat in het artikel over vastgoed vanuit uw holding. Voor de behandeling van een vaste vergoeding uit Spanje verwijzen wij naar het artikel over rente-inkomsten uit Spanje. Laat de keuze tussen privé en holding altijd toetsen door uw eigen fiscaal adviseur.

Veelgemaakte fouten

Een NIE-aanvraag is administratief eenvoudig, en juist daardoor krijgt zij soms te weinig aandacht. De fouten die wij het vaakst zien, leiden niet tot een afwijzing van uw investering, maar wel tot vertraging bij de notaris. In een project met een strakke planning kan die vertraging gevolgen hebben voor alle betrokkenen. Dit zijn de punten die in de praktijk het vaakst misgaan.

• De aanvraag pas starten als de notariële afspraak al gepland staat
• Geen document meenemen waaruit de reden van de aanvraag blijkt
• Een onofficiële versie van het formulier EX-15 gebruiken
• Bij de route via een gevolmachtigde vergeten dat de volmacht uitdrukkelijk de NIE-aanvraag moet noemen
• Ervan uitgaan dat een holding hetzelfde nummer kan gebruiken als de bestuurder privé

Veelgestelde vragen

Hieronder de vragen die investeerders het vaakst stellen over het NIE.

Verloopt een NIE-nummer?

Het nummer zelf verloopt niet en blijft uw hele leven hetzelfde. In het verleden stond op het certificaat een geldigheidsduur, en sommige notarissen of banken vragen bij een ouder certificaat om een recente uitdraai. Heeft u al een NIE van een eerdere transactie, controleer dan of het certificaat nog wordt geaccepteerd. Een nieuw certificaat met hetzelfde nummer is via dezelfde routes op te vragen.

Heb ik een NIE nodig als ik alleen geld uitleen aan een projectvennootschap?

Dat hangt af van hoe de lening wordt vastgelegd. Wordt de lening onderhands vastgelegd zonder zekerheid, dan is een NIE niet altijd direct nodig. Zodra er een notariële akte of een hypotheekrecht aan te pas komt, is het nummer wel vereist. Ga er bij een investering in een Spaans vastgoedproject daarom van uit dat u het nodig heeft.

Hebben mijn partner en ik elk een eigen NIE nodig?

Ja, als u beiden op eigen naam deelneemt of in een akte wordt genoemd. Het NIE is persoonlijk en wordt per persoon aangevraagd. Neemt alleen een van beiden deel, dan heeft alleen die persoon een nummer nodig. Denk daarbij ook aan de situatie bij overlijden, waarover meer in het artikel over erfbelasting in Spanje.

Is een NIE hetzelfde als een TIE?

Nee. Het NIE is een nummer. De TIE is een fysieke verblijfskaart voor onderdanen van buiten de Europese Unie die in Spanje verblijven, en die kaart vermeldt het NIE. Als Nederlandse investeerder die in Nederland woont, heeft u alleen het nummer nodig. Een TIE of een inschrijving als inwoner van Spanje is voor deelname in een project niet aan de orde.

Kan Dutch Value de aanvraag voor mij doen?

De aanvraag is een persoonlijke handeling die u zelf doet, via het consulaat of via een gevolmachtigde die u zelf kiest. Wij vinden het verstandig dat uw vertegenwoordiger in Spanje uw belang behartigt en onafhankelijk is van de projectvennootschap. Wel informeren wij u tijdig over de notariële stappen die bij een project horen, zodat u het nummer op tijd kunt regelen. Hoe dat traject verloopt, leest u op de pagina over onze werkwijze.

Wat u hierna kunt doen

Een NIE-nummer is een kleine formaliteit met een grote invloed op de planning. Vraag het aan zodra u een investering in Spanje serieus overweegt, en niet pas als de notaris erom vraagt. Kies de route die bij uw situatie past en neem een document mee waaruit de reden van de aanvraag blijkt. Laat de juridische en fiscale kant van uw deelname toetsen door uw eigen adviseur met kennis van het Spaanse recht. Wilt u weten welke stappen bij een concreet projectvoorstel horen? Plan een persoonlijk gesprek.

Dit artikel is algemeen van aard en vormt geen juridisch of fiscaal advies.