Volmacht in Spanje: investeren zonder zelf bij de notaris te verschijnen

Een volmacht in Spanje, het poder notarial, maakt het mogelijk dat een ander namens u tekent bij de Spaanse notaris. Voor een investeerder die vanuit Nederland deelneemt in een Spaans vastgoedproject is dat vaak de praktische route: u hoeft niet voor elke akte naar Spanje te reizen. Tegelijk is een volmacht geen formaliteit. Wie haar te ruim opstelt, geeft meer bevoegdheid weg dan nodig, en wie haar te smal opstelt, staat bij de notaris met lege handen. Dit artikel legt uit welke vormen er zijn, waar u een volmacht laat opmaken en waar u op let bij de inhoud.

Wat een volmacht in Spanje juridisch inhoudt

Voor handelingen die in Spanje een notariële akte vereisen, volstaat een onderhandse volmacht niet. De notaris accepteert alleen een volmacht die zelf in een notariële akte is vastgelegd, of die door een consulaire ambtenaar is opgemaakt. De persoon die namens u optreedt, heet de apoderado. Hij handelt binnen de grenzen van de tekst en kan daar niet buiten treden. Die tekst is daarmee het enige dat bepaalt wat er namens u kan gebeuren.

Algemene of bijzondere volmacht

Het Spaanse recht onderscheidt twee hoofdvormen. Het verschil zit in de reikwijdte, en daarmee in het risico dat u loopt. Voor een investeerder is de keuze zelden ingewikkeld, maar ze moet wel bewust worden gemaakt. Hieronder de twee vormen naast elkaar.

Poder general

Een algemene volmacht geeft de gevolmachtigde ruime bevoegdheden, vaak tot en met het kopen, verkopen en bezwaren van vastgoed en het beheren van bankrekeningen. Dat is praktisch voor wie langdurig in Spanje zaken doet en één vertrouwenspersoon heeft. Voor een investeerder in een afgebakend project is het meestal te veel. Een algemene volmacht blijft geldig totdat zij wordt herroepen, ook als het project allang is afgerond. Juist dat maakt haar riskant.

Poder especial

Een bijzondere volmacht beperkt zich tot een of meer omschreven handelingen. Denk aan het tekenen van een specifieke akte van kapitaalverhoging of het aanvaarden van een hypotheekrecht op een bepaald object. Hoe concreter de omschrijving, met kadastrale gegevens, bedragen en partijen, hoe kleiner de ruimte voor misbruik of misverstand. Voor vrijwel elke investeringshandeling is dit de juiste vorm. Laat de tekst zo opstellen dat zij eindigt zodra de handeling is verricht.

Waar u een volmacht voor Spanje laat opmaken

Er zijn drie routes, en elk heeft eigen formaliteiten. De keuze hangt af van waar u bent, hoeveel tijd u heeft en of de akte in het Spaans moet worden opgesteld. In alle gevallen geldt dat de volmacht pas bruikbaar is als zij in de vorm verkeert die de Spaanse notaris accepteert. Vraag die notaris daarom vooraf naar zijn eisen.

Bij een Nederlandse notaris

Een Nederlandse notaris kan een volmacht voor gebruik in Spanje opmaken, bij voorkeur in een tweetalige akte in het Nederlands en het Spaans. Is de akte alleen in het Nederlands, dan is een beëdigde vertaling in het Spaans nodig. Daarna voorziet de rechtbank de handtekening van de notaris van een apostille, waarmee de akte in Spanje wordt erkend. Deze route is voor de meeste investeerders de meest praktische. Reken op een doorlooptijd van enkele dagen tot twee weken.

Bij het Spaanse consulaat

Het Spaanse consulaat-generaal in Amsterdam kan een volmacht rechtstreeks in Spaanse vorm opmaken. Een apostille en een vertaling zijn dan niet nodig, omdat de akte al een Spaans document is. Het consulaat werkt op afspraak, en de wachttijd voor een afspraak kan oplopen. Deze route is aantrekkelijk als de Spaanse notaris een tekst in een specifieke vorm aanlevert. U tekent dan precies wat in Spanje wordt verwacht.

Bij een Spaanse notaris

Bent u toch in Spanje, dan kunt u de volmacht daar bij een notaris laten opmaken. Dat is eenvoudig en snel. Een Spaanse notaris is verplicht zich ervan te vergewissen dat u de inhoud begrijpt, en schakelt bij onvoldoende beheersing van het Spaans een tolk in. Combineer dit bij voorkeur met andere handelingen, zodat één reis volstaat. Voor latere handelingen kan de volmacht dan vanuit Nederland worden gebruikt.

Welke handelingen een investeerder via een volmacht laat verrichten

Niet elke stap in een investering vereist uw aanwezigheid of een volmacht. Voor de handelingen die wel een notariële akte vragen, is een volmacht de gebruikelijke oplossing. Welke handelingen dat zijn, hangt af van de positie die u inneemt. Hoe de projectstructuur werkt, staat beschreven in het artikel over investeren via een Spaanse S.L.. Veelvoorkomende handelingen zijn de volgende.

• Het aanvragen van uw NIE, het Spaanse fiscale identificatienummer, als u niet zelf naar het consulaat of een Spaans politiebureau gaat
• Het tekenen van een akte van kapitaalverhoging of de overdracht van aandelen in een S.L.
• Het aanvaarden van een hypotheekrecht als zekerheid voor een lening
• Het ondertekenen van een investeringsovereenkomst in notariële vorm
• Het doorhalen van een hypotheekrecht na aflossing

Voor het vestigen van een hypotheekrecht is de volmacht een van de stukken die de notaris controleert voordat de akte kan passeren. Hoe die vestiging stap voor stap verloopt, leest u in het artikel over hypothecaire zekerheid in Spanje. Welke bepalingen in de overeenkomst zelf zwaar wegen, staat in het artikel over de investeringsovereenkomst. Het openen van een Spaanse bankrekening via een gevolmachtigde is per bank verschillend geregeld. Veel banken vragen in het kader van hun cliëntonderzoek om persoonlijke identificatie.

Wie u als gevolmachtigde aanwijst

De belangrijkste keuze in een volmacht is niet de tekst maar de persoon. Een gevolmachtigde handelt in uw naam, en wat hij binnen zijn bevoegdheid tekent, bindt u. Wijs daarom iemand aan die uw belang behartigt en niet dat van de tegenpartij. Een eigen Spaanse advocaat of gestor, die u zelf selecteert en betaalt, is de gangbare keuze. Laat de projectontwikkelaar of een van zijn medewerkers nooit namens u tekenen aan de andere kant van dezelfde transactie, ook niet als dat praktisch wordt aangeboden.

Die onafhankelijkheid sluit aan bij het bredere onderzoek dat u vóór een toezegging doet. Tekent aan de kant van de projectvennootschap iemand op basis van een volmacht, vraag dan ook die volmacht op en controleer de reikwijdte. Welke documenten u verder opvraagt, staat in het artikel over due diligence bij een Spaans vastgoedproject. Een volmacht is een document als elk ander, en verdient dezelfde controle. Wie dat nalaat, vertrouwt op een handtekening zonder te weten waar zij voor staat.

Volmacht vanuit een holding

Neemt u deel vanuit een Nederlandse besloten vennootschap, dan geeft niet u maar de vennootschap de volmacht. De bestuurder tekent namens de vennootschap, en de notaris controleert of hij daartoe bevoegd is. Daarvoor is doorgaans een recent uittreksel uit het Handelsregister nodig, voorzien van een apostille en een beëdigde vertaling. Houd er rekening mee dat de Spaanse notaris soms ook de statuten wil zien. De overige afwegingen bij deelname vanuit een vennootschap staan in het artikel over vastgoed vanuit uw holding.

Herroepen en beëindigen

Een volmacht eindigt niet vanzelf als het project is afgerond, tenzij de tekst dat bepaalt. U kunt een volmacht herroepen via een notariële akte van herroeping, de revocación. Stel daarna de gevolmachtigde en de betrokken Spaanse notaris op de hoogte, zodat de oude volmacht niet alsnog wordt gebruikt. In beginsel eindigt een volmacht ook bij overlijden van de volmachtgever. Wat er bij overlijden verder met een Spaanse positie gebeurt, leest u in het artikel over erfbelasting in Spanje.

Veelgemaakte fouten

De meeste vertragingen bij de notaris hebben te maken met de volmacht. Een ontbrekende apostille of een tekst die net te smal is, betekent een nieuwe afspraak en soms weken uitstel. Dat raakt de planning van het project en daarmee indirect uw positie. Dit zijn de fouten die in de praktijk het vaakst voorkomen.

• Een algemene volmacht verstrekken voor een handeling waarvoor een bijzondere volmacht volstaat
• De apostille of de beëdigde vertaling vergeten, waardoor de Spaanse notaris de akte weigert
• De tekst niet vooraf laten toetsen door de Spaanse notaris die de akte gaat passeren
• Een gevolmachtigde aanwijzen die ook voor de tegenpartij optreedt
• Een volmacht na afloop van het project niet herroepen

Veelgestelde vragen

Hieronder de vragen die het vaakst worden gesteld over het gebruik van een volmacht bij een Spaans project.

Hoe lang is een volmacht in Spanje geldig?

Een volmacht heeft geen wettelijke vervaldatum en blijft geldig totdat zij wordt herroepen, tenzij de tekst een einddatum of een beperking tot één handeling bevat. In de praktijk accepteren sommige notarissen en banken een oudere volmacht minder makkelijk. Laat bij een bijzondere volmacht daarom opnemen dat zij eindigt zodra de handeling is verricht. Dat voorkomt discussie achteraf.

Wat kost een volmacht voor Spanje?

De kosten bestaan uit het notarishonorarium, de apostille en eventueel een beëdigde vertaling. Indicatief gaat het in Nederland om enkele honderden euro's in totaal, afhankelijk van de notaris en de omvang van de tekst. Via het consulaat zijn de kosten doorgaans lager, maar de wachttijd langer. Vraag vooraf een offerte, want honoraria verschillen per kantoor.

Kan ik een volmacht digitaal ondertekenen?

Voor gebruik bij een Spaanse notaris is in de regel een fysiek gepasseerde akte met apostille nodig. Spanje kent wel vormen van digitale notariële dienstverlening, maar die zijn vooral gericht op Spaanse ingezetenen en op specifieke handelingen. Ga er voor een investering vanuit dat u de volmacht in persoon tekent. Vraag bij twijfel de Spaanse notaris welke vorm hij accepteert.

Moet de gevolmachtigde ook een NIE hebben?

Ja, wie in Spanje een notariële akte tekent, moet zich identificeren en heeft daarvoor een NIE of een Spaans identiteitsbewijs nodig. Voor een Spaanse advocaat of gestor is dat vanzelfsprekend geregeld. Uw eigen NIE is daarnaast nodig voor de handeling zelf. Regel beide tijdig, want de aanvraag van een NIE kost enkele weken.

Heeft een volmacht fiscale gevolgen?

De volmacht zelf niet, de handeling die ermee wordt verricht wel. Of u als vennoot of als geldverstrekker deelneemt, bepaalt hoe uw inkomsten in Spanje en Nederland worden behandeld. Voor een vaste vergoeding is dat uitgewerkt in het artikel over rente-inkomsten uit Spanje. Laat de fiscale kant altijd afzonderlijk toetsen.

Wat u hierna kunt doen

Een volmacht in Spanje is een praktisch instrument, mits zij beperkt, controleerbaar en tijdig geregeld is. Kies bij voorkeur een bijzondere volmacht, laat de tekst vooraf afstemmen met de Spaanse notaris en wijs een gevolmachtigde aan die uitsluitend uw belang behartigt. Laat de volmacht en de onderliggende transactie toetsen door uw eigen adviseur met kennis van het Spaanse recht. Wilt u weten welke notariële stappen bij een concreet projectvoorstel horen? Plan een persoonlijke afspraak.

Dit artikel is algemeen van aard en vormt geen juridisch of fiscaal advies.